Je nieuwe agendaJe nieuwe agendaJe nieuwe agendaJe nieuwe agendaJe nieuwe agenda

Je nieuwe agenda

De tijd gaat sneller dan je denkt. Waarschijnlijk heb je al een nieuwe maagdelijke agenda liggen. Die is nu nog leeg, maar over een paar weken krijg je hier en daar het gevoel dat je alweer achter de feiten aanloopt en dat je agenda je hele leven beheerst... Het wordt tijd om eens orde op zaken te stellen…
 
Je gevoel dat je altijd tijd tekort dreigt te komen, klopt. Je kreeg een nieuwe agenda met nog 365 lege dagen. Maar die lopen al snel vol. Want er blijven bijvoorbeeld maar 220 werkdagen van over, na aftrek van je vakantie- en ziekdagen (bij een 1/1 fte, 40 uur).

outlook nu nog lege agenda

Van die 220 werkbare dagen (46 weken) zou je alle verplichte activiteiten zoals vergaderingen, overleggen en dergelijke moeten aftrekken: inclusief de te verwachten voorbereidingstijd en tijd die je follow-up ervan je kosten. Als je wekelijks een MT-vergadering van twee uur hebt en voorbereiding en follow-up kosten je gemiddeld nog eens vier uur (wees realistisch!), dan ben je al 46 maal zes uur méér kwijt.  

Ook je afdelingsoverleggen, het aansturen van je medewerkers, het verwerken van de post, enzovoort: het kost je allemaal tijd die je zou moeten aftrekken van de zeeën van tijd die je aan het begin van het jaar lijkt te hebben. En heb je samen met je leidinggevende targets vastgesteld voor het komende jaar? Dan volgen daar ongetwijfeld projecten en activiteiten uit voort, die vervolgens nog eens forse extra aanslag plegen op je urenbudget. 

Gaat het je een je beetje dagen? Begin dan maar eens om de komende week fors ruimte te claimen voor de dingen je moét doen. Dat brengt je waarschijnlijk tot het inzicht dat je veel krapper in je jas zit dan je dacht…

Tips a

  • Neem alle vrije feestdagen op in je agenda (Outlook doet dat niet standaard). 
  • Zet alle vrije dagen en vakantiedagen in je agenda. 
  • Zet je ADV-dagen in je agenda. 
  • Zet al je vaste overleggen in je agenda. 
  • Zet je thuiswerk- of zorgdagen in je agenda. 
outlook volle agenda

Je hebt nu een overzicht van je bezette dagen of, liever, van je nog onbenutte capaciteit. Dat ziet er in elk geval een stuk realistischer uit. Nu maak je afspraken over hoe jullie zullen omgaan met de tijd die je nog over hebt. Je hebt immers ook nog taken die je vervullen moet: ook die moeten een plekje kunnen krijgen. 

Over die tijd moet je het zelfbeschikkingsrecht houden. Het is daarbij weliswaar handig dat we elkaars agenda kunnen raadplegen, maar zonder meer afspraken in elkaars agenda ‘droppen’ is niet wenselijk
 
Tips b

  • Spreek af dat iedereen baas is over zijn eigen agenda: je mag wel elkaars agenda raadplegen, maar een vergader-verzoek moet je, mits gegrond, mogen afwijzen. 
  • Spreek af dat afspraken voor extra vergaderingen minstens een week tevoren gemaakt moeten worden. Zodoende krijg je, een week tevoren, zicht op je nog beschikbare capaciteit in die week. 
  • Plan dan, aan het eind van deze week, de taken of werkzaamheden voor de volgende week in je agenda: alsof het afspraken zijn, met jezelf. 
  • Plan je dagen niet mudvol, maar hou je aan de staffel 60-40: plan 60% actief, laat de overige 40% open. Al je geplande werkzaamheden in die week gaan op in die 60%, voor bijvoorbeeld docenten dus ook de colleges, voor huisartsen ook hun spreekuur! 

De voorbeelden hierboven maakte ik met Microsoft Outlook. Uiteraard gelden de voorbeelden voor elke agenda. Werk je liever met papieren overzichten? Download hier een maandoverzicht om te printen.

© John Vrakking - Bewerkt en gepubliceerd op 2 januari 2018.

Hulp nodig? 

 Het zelf besturen van je agenda kan onderwerp zijn van persoonlijke coaching. Zodat je weer zelf aan de touwtjes kunt trekken!