Oei, planning overhoop!Oei, planning overhoop!Oei, planning overhoop!Oei, planning overhoop!Oei, planning overhoop!

Op een plezierige manier je werk kunnen doen!

Persoonlijke Ontwikkeling | Werkdrukaanpak | Stressreductie | Burn-out preventie

oei, planning overhoop!

Tijdens ons eigen maandagoverleg leek de week zo mooi overzichtelijk… In onze projectgroep brachten we in beeld wat er gebeuren moest, gaven we alles een eigen prioriteit, en maakten we een planning. Dat ging prima; tot vanochtend vroeg…

De dwingende trits

Time-Management bestaat voor iedereen, dus ook voor mij, uit de trits Doelen-Prioriteiten-Plannen. Weten wát je moet doen, hoe zich dat verhoudt tot je kerntaken en hoe dat een plaats krijgt in je agenda. Meer is er niet, maar wie daar iets negeert raakt in de problemen. Dan is er ineens méér werk dan tijd en dat vraagstuk heeft zich nog nooit vanzelf opgelost. 

Herschikken als dat nodig is

Als er in de realiteit wat verandert, wat tussendoor komt of wat uit de hand loopt, dan moet er worden herschikt. Maar, om terug te komen op die trits, wat moet je dan herschikken? 
Het ligt voor de hand aan te nemen dat er wat verandert in het aspect prioriteiten: plotseling is, door een calamiteit, wat verandert in het spanningsveld Belangrijk/Urgent. Iets moet eerder klaar en raakt jouw verantwoordelijkheden. Dat moet consequenties hebben voor de laatste fase, de planning. De planning verandert dus niet zomaar, die verandert omdat er wat in de prioriteitstelling is veranderd.

Met de kennis van nú...

Vandaag zou voor mijzelf een kantoordag zijn. Op mijn programma stond een bijdrage voor mijn nieuwsbrief, het versturen van die nieuwsbrief, aangifte omzetbelasting en een vergadering. Dat programma was afgelopen maandag samengesteld, op basis van het zicht dat ik toen had op prioriteiten van dát moment en mijn capaciteit. Net iets te strak, zou blijken.  

Niet opgelet

In de loop van maandag en vanochtend kwamen daar voor vandaag twee zaken bij: de auto naar de garage en voorwerk voor een vergadering vanavond. Het schema voor een belangrijk vergaderpunt is me ontkomen en zo ontstond er voor mij, zomaar uit het niets en voor ik het in de gaten had, een hectisch schema.

Hou ruimte

Een planning kun je alleen in de lucht houden als je alle tijdsbeslag kunt afzetten tegen je capaciteit. Weten wat je moet doen, hoeveel tijd dat vraagt en weten hoeveel tijd je hebt. Hou ruimte in je planning: als er dan wat tussendoor komt, kun je opnieuw keuzes maken.

Nieuwe realiteit

Nu ikzelf kennelijk ergens een signaal gemist had, paste wat ik doen moest ineens niet meer in mijn planning. Er was een taak bijgekomen: een die ik anders op dinsdag niet heb, maar die nu een aanslag deed op mijn tijd. Die vergadering is één van mijn (gedeelde) kerntaken. Omdat ik verzuimde met mijn mede-vergaderaars te discussiëren over hun en mijn prioriteiten heb ik mijn prioriteiten moeten herschikken. En dus ging mijn planning op de schop. Oei.

Wie ‘ja’ zegt tegen een nieuwe prioriteit, heeft daarvan ook de consequenties te nemen. Ook als dat niet van harte gaat, ook als dat problemen oplevert. Gelukkig hebben wij nog met taken kunnen schuiven en kwam het allemaal goed (hier is de nieuwsbrief!).