Waarom juist de basics van Timemanagement zo belangrijk zijnWaarom juist de basics van Timemanagement zo belangrijk zijnWaarom juist de basics van Timemanagement zo belangrijk zijnWaarom juist de basics van Timemanagement zo belangrijk zijnWaarom juist de basics van Timemanagement zo belangrijk zijn

Op een plezierige manier je werk kunnen doen!

Persoonlijke Ontwikkeling | Werkdrukaanpak | Stressreductie | Burn-out preventie

Waarom juist de basics van Timemanagement zo belangrijk zijn

Veel mensen voelen op enig moment de noodzaak om hun timemanagement te verbeteren. Meestal zie ik ze dan aan de technische kant beginnen: een app, een smartphone of een uitgebreide systeem-agenda. En strikt genomen is succesvol timemanagement niet afhankelijk van het hulpmiddel. Het is eerder een mindset. Dat is ook waarom het meestal op korte termijn weer fout gaat.

Snel, snel, snel want druk, druk, druk!

Verdrink je in je werk?
Pixabay

Er moet eerst maar eens een belangrijk misverstand uit de weg: timemanagement gaat niet over zoveel mogelijk doen in korte tijd. Al is dat wel waarom de meesten eraan beginnen: ze staan op het punt van “verzuipen”. Er ligt een berg werk, er is achterstand en daarvan komen de consequenties in zicht. Het is druk, druk, druk en er moet snel, snel, snel heel veel gedaan worden. Uiteraard is timemanagement hier symptoombestrijding en moet er heel wat anders gebeuren, maar dat is het laatste waar iemand met dit probleem nú voor openstaat. Zo’n stuwmeer aan werk kan natuurlijk door ziekte zijn gekomen, maar uit ervaring weet ik dat zo iemand ergens het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken is verloren.

“Ja” tegen het een is “nee” tegen het ander

Wie tegen een berg werk aankijkt wordt vaak overvallen door een gevoel van onmacht: hoe krijg ik dat in hemelsnaam allemaal weggewerkt. Dan komt de vraag: hoe vindt ik de tijd om dit allemaal gedaan te krijgen? Zo creatief als mensen zijn, zie ik ze dan tijd vinden. Tijd, die elders geroofd wordt… Van het thuisfront, vrijwilligerswerk, sport, hobby’s… dat zijn de partijen die even moeten inleveren. Ze laten de balans tussen werk en privé zoekraken. Gek eigenlijk, want als ik ernaar vraag weet iedereen hoe belangrijk het is dat je let op wat energie kost en wat energie oplevert.

Wat zou je moéten doen?

Wie nuchter zou redeneren, zou anders omgaan met een overschot aan werk. Niet de vraag: hoe vindt ik de tijd om dit allemaal gedaan te krijgen, maar hoe kan ik mijn beschikbare tijd zo nuttig mogelijk gebruiken? Met andere woorden: wát van dit gigantische aanbod ga ik, gezien de tijd, niet doen? Als ik maar beperkt tijd heb, waarmee voeg ik dan op dit moment het meest waarde toe? Dat laatste verwijst al bijna naar hogere doelstellingen. En dat is precies waarvoor je timemanagement zou moeten gebruiken: niet om zoveel mogelijk te doen, maar om dát te doen wat helpt om hogere doelstellingen te realiseren. En de rest te laten liggen.

Tijd: van hoog naar laag

Hoewel we vaak de hele dag dingen doen, is het goed je te realiseren dat al dat doen hoort bij het verwezenlijken van je (organisatie-)doelen. Die laatste “voelen” vaak als abstract en je kunt een doel niet “doen”. Een doel wordt pas op het niveau van een taken- of todo-lijst executief. Tot dat moment lijkt er nog geen verbinding met tijd – terwijl een echt, goed omschreven doel wel degelijk gekoppeld is aan een tijdpad. Hoe verder omlaag, des te nadrukkelijker komt de tijdsfactor in beeld.

Alles staat met alles in verbinding
Missie in relatie tot je takenlijst

Ambitie is gekoppeld aan middelen

Wanneer iemand of het hele team in tijdsnood komt, zijn er twee mogelijkheden. Ofwel de operationele doelen zijn te ambitieus, want niet in relatie met de werkcapaciteit. Ofwel de uitvoerenden zijn, naast het vervullen van de operationele doelstellingen, (ook) nog met andere dingen bezig. Dit laatste zie ik veel bij mijn coachees uit de zorg, het onderwijs en het publieke domein. Het zijn mensen die geen “nee” kunnen zeggen.
Het is dus erg belangrijk dat er eenduidige missie/visie is. Én dat die vertaald is naar een teamplan met realistisch besteedbare uren. Ambitie realiseren vraag om budget aan allerlei middelen, te beginnen tijd. Spullen, zoals een smartphone of een agenda, zijn maar randverschijnselen…

Reageer

Waar het gaat het bij jou mis? Ik ben erg benieuwd. Laat het me horen!