Drie technieken om overzicht te creëren

Eén van de meest effectieve manieren om stress te bestrijden, is het maken van een lijstje met zaken die daadwerkelijk moeten gebeuren. Dat lijkt in veel gevallen tegenstrijdig, want het bureau ligt in de regel al vol met briefjes, kattebelletjes, Post-It’s en poststukken die nog moeten worden afgewerkt.

Quasi overzicht = stress

Toch is dat chaotische bureau één van de oorzaken van de stress: het veroorzaakt eerder onrust dan overzicht. Het herinnert elk moment aan de werkdruk, en het geeft op geen enkel moment inzicht in de voortgang.
Het maakt dat je eigenlijk geen keuzes kunt maken en als je je daar toch toe gezet hebt, 'praat' die chaos net zo lang tegen je tot je weer iets anders oppakt.

Schoon schip

Vanuit dat oogpunt is het goed om de stapels eens langs te lopen, te beoordelen wat er moet gebeuren met een kattebelletje of briefje en dat vervolgens te noteren op een to-do lijst. Vervolgens moet het briefje worden weggegooid of het stuk worden opgeborgen totdat het nodig is. Dit kost inspanning en discipline: een investering die zich desalniettemin dubbel en dwars terugverdient.

Veel zaken kun je direct weggooien omdat je daarmee toch al te laat bent… dat ruimt op! Breng de discipline op om dit opruimrondje af te maken, en niet gaandeweg al te beginnen met een klusje dat-al-zo-lang-wacht. Eerst puinruimen en orde scheppen, daarna mag je je vergapen aan het resultaat.

'Lijstjes'

Je mag je verzamellijsten maken op papier of in een elektronisch systeem. Een willekeurig notitieblok voldoet in de regel; neem dan een A5-formaat, dat neemt ook makkelijk mee.

Je kunt ook een Excelsheet maken; wanneer je vaak ambulant bent of thuiswerkt, maak je een print. Hou dan één print actueel: schrijf bij als je niet achter jouw PC zit en maak er gewoonte van de volgende dag de handgeschreven nieuwe taken in je systeem te werken.

Je kunt ook een takenlijst maken in Outlook; het is helemaal handig wanneer je die weer synchroniseert met jouw smartphone.

Overzicht

Het resultaat is een leeg bureau en een enkele lijst met dingen die gebeuren moeten. Denk erom: wat je over hebt gehouden moet je ook daadwerkelijk nog doen. Maar het moet een verademing zijn om daarna de dingen van je lijstje af te strepen en het overzicht te hebben!

Hou, als je eenmaal orde op zaken hebt gesteld, je bureau leeg. Behandel inkomende stukken net als je voormalige stapels: selecteer, gooi weg of voeg toe aan je lijst, en ruim op.

Veel coachees die ik begeleiden mag, hebben voordeel bij een opruimbeurt als deze. Bij externe structuur hoort ook een interne structuur, dus ook daar hebben we vaak nog een slag te slaan. Orde scheppen is één, orde houden is nog een tweede... Ook behoefte aan structuur? Neem contact met me op!

Lees ook

© John Vrakking - Training & Coaching; bewerkt op 20 september 2019

Gratis workshops

Let op de gratis workshops! Lees hier meer.

Snel delen

bit.ly/losseeindjes

Recente blogs

Meer weten

Wil je meer weten over deze onderwerpen? Neem dan contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.
Bel me op 0570 77 56 29.

Deze artikelen verschenen ook op managersonline.nl