Zo werk je slim je piekbelasting weg

Voor veel van ons komt het werk in pieken. Voor managers is het de Marap (management rapportage), de notaris is hectisch in december, in het onderwijs is het druk-druk-druk rond toetsweken en administratiekantoren hebben aan het eind van elk kwartaal de aangiften. Het zijn periodes waarin werkdruk ontstaat, zodat er eigenlijk nauwelijks ruimte is voor andere zaken. "Nu even niet", is het dan en andere zaken moeten liefst doorschuiven tot ná de piek. Het dal waarvan we eigenlijk zouden willen genieten, stroomt op die manier ook vol. Dit kan slimmer: lees hoe je handig de piekbelasting afvlakt en de kwaliteit van je werk verbetert.

Piekbelasting voor lief nemen

Wie gewend is aan pieken en dalen neemt dat na verloop van tijd ook als realiteit aan. Want zo zit de wereld nu eenmaal in elkaar, het is niet anders. Toch is dat maar betrekkelijk: dat blijkt al uit het feit dan niemand rekening houdt met jouw pieken. Het aanleveren van gegevens van de Marap komt onverbeterlijk in de laatste week, notariële zaken laten we het liefst samenvallen met het fiscale jaar en administrateurs moeten steevast hun klanten om de bonnetjes vragen.

Als gevolg van die onvermijdelijke pieken moeten wij het in de dalen even wat rustiger aan doen. De boog kan immers niet altijd gespannen zijn. Daar komt dan weer weinig van, want vanwege de schaarse beschikbaarheid van iedereen in de piekperiode zijn afspraken en vergaderingen erna terechtgekomen. In de tijd die er dan nog overblijft blussen we brandjes en doen we werk dat eigenlijk al achterstallig is.

De lange termijn raakt buitenbeeld

Wie eenmaal slachtoffer is van zo’n cyclus, zal moeite krijgen om de taaklast bij te houden. Langzaam raken we achterop waardoor we onvermijdelijk reactief gaan plannen: we gaan sturen op de deadline van taken. Stephen Covey toont met zijn prioriteitenmatrix aan waarom we dat niet moeten willen (Prioriteiten, effectieve keuzes in leven en werk - ISBN 9789047004189).

Om even op te frissen: in de prioriteitenmatrix zet Covey twee aspecten van taken uit; op de ene as ‘belangrijk’ en op de andere as ‘urgent’. ‘Belangrijk’ staat dan voor ‘draagt bij aan jouw persoonlijke aandeel van organisatiedoelen’ en ‘urgent’ staat voor ‘kan niet wachten tot morgen’. In de vier kwadranten lezen we dan de combinaties

  1. belangrijk/urgent,
  2. belangrijk/niet urgent.
  3. niet belangrijk/urgent en
  4. niet belangrijk/niet urgent

Covey laat zien dat we, onder druk van de waan van de dag, vaak werken in kwadrant 3. Hij toont aan waarom je je op taken in kwadrant 1 zou moeten richten en pleit er zelfs voor om je werkhouding en planning zo in te richten dat je kunt werken in kwadrant 2.

Het werkelijke effect van werken in pieken en dalen

Door tussen onze werkpieken te werken aan losse eindjes, glijden we langzaam glijden we af naar kwadrant 3: onze tijd gaat verloren aan urgente, maar soms volkomen nutteloze taken. Maar ja: we hebben het al voor ons uitgeschoven, dus het moet nú toch echt gebeuren.
Wie plant en werkt in kwadrant 3 is bezig met brand blussen. Er is dan geen tijd om dingen helemaal goed te doen, maar gek genoeg is er altijd weer tijd om problemen op te lossen en ze over te doen.

Nog erger is dat de lange termijn hier lijdt onder de korte termijn. Visieontwikkeling heeft daar het meest last van: er is na verloop van tijd geen toekomstbeeld meer en als gevolg daarvan verliest de organisatie voorsprong op de concurrentie en sukkelt ze achteruit.

Rust en kwaliteit als doel

Het is in alle gevallen de moeite waard om piekbelasting te voorkomen. Dat is niet alleen een timemanagentprincipe, je komt het ook tegen in het gedachtengoed van Lean en Six Sigma. Daar gaat het om de belasting van productiemiddelen; het vraagt wat fantasie om jezelf zo te zien, maar stel je voor dat er in heel de limonadefabriek maar één machine staat die een krimpfolie om zes literflessen kan maken, dan zou je in een zomerse week dodelijke risico’s lopen. In dat proces betekent het voorkomen van een piek minder risico, een vlottere doorstroom en misschien zelfs wel meer productopbrengst. Je hoeft alleen maar je verbeelding te gebruiken om inzicht te krijgen voor het effect van pieken op je eigen werk.

Daartegenover geldt dat wie anticipeert en proactief plant, niet alleen op de piek vooruitloopt, maar ook op de lange termijn winst boekt. Die creëert ruimte voor taken die van wezenlijk belang zijn voor de organisatie. Er is dan tijd om knelpunten op te lossen en kwaliteit te verbeteren. Iedereen kent de parabel van de houthakker die geen tijd had om zijn botte bijl te scherpen: er lag zoveel werk dat ‘ie daar geen prioriteit aan kon geven. Wie anticipeert vlakt zijn pieken vlakken af en kan beter sturen.

Wat kun je doen om het effect van pieken te verminderen

  • Analyseer pieken en maak een breakdown
  • Wat gebeurt er precies in de piekperiode? Uit welke opeenvolgende taken bestaan de werkzaamheden tijdens die piek? Hoeveel tijdsbeslag vragen ze en van wie?
  • Haal tijds-onafhankelijke taken naar voren
  • Bezie welke taak(-elementen) losgeweekt kunnen worden van de piek. Laat hen, die onafhankelijk van de piek kunnen werken, hun werk alvast doen.
  • Maak zelf alvast een planning voor de piekperiode
  • Plan in het voren en begin op tijd. Claim productiemiddelen en mensen, ook bij externen. Zorg voor ‘alle hens aan dek’.
  • Richt je processen en producten slimmer in
  • Gebruik zoveel mogelijk templates, modeldocumenten en invulschema’s.
  • Stroomlijn ook het product: wat kan slimmer, efficiënter, effectiever?

Denk out of the box: elimineer je pieken

Bekijk je processen nog eens goed. Vertrek vanuit het eindproduct en redeneer terug. Wees kritisch op jullie manier van plannen. Want beter nog dan pieken uitsmeren is ze helemaal elimineren.

Let op: als er nu in je opkomt ‘dat kan niet’, bedenk dan dat dat maar een oordeel is… Probeer echt out-of-the-box te denken. Alles wat we als werkelijkheid kennen, is maar ooit bedacht en soms vanzelf tot een manier van werken geworden.

Bedenk ook dat je minder afhankelijk bent van anderen dan zij je willen doen geloven. Jij kunt zelf én de kwaliteit van jouw werk verbeteren én je werkplezier vergroten als je dat wilt, door je piekbelastingen aan te pakken!

Lees ook