Weg met tijdrovers (2): e-mail

Onder de lezers van een toonaangevend managementtijdschrift inventariseerde ik de meest belangrijke Tijdrovers. Op nr. 2 staat “e-mail”. We worden geacht 24/7 onze e-mail te lezen en daarop actie te ondernemen. Hallo, hou eens op: niet voor niets ontmoedigen toonaangevende multinationals het e-mail gebruik buiten werktijd!

Kern van het probleem

Het probleem rond e-mail is dat e-mailprogramma’s kennelijk altijd ‘open’ moeten staan. Bij de eerste generatie e-mailprogramma’s moest je ‘e-mail ophalen’. Tegenwoordig hebben de programma’s een instelling waarbij je dat automatisch kunt laten gebeuren. Ook de smartphone kent een automatische instelling: daar heet het ‘push e-mail’, een beschrijving die het karakter ervan goed omschrijft.

Maar het kan ook uit, al weten velen dat niet. En wie het wél weet, laat zich vaak leiden door een dwingende organisatiecultuur: als je niet binnen een uur reageert op een bericht, word je gebeld door de afzender…

Waarom is het een tijdrover

Bij wie Outlook altijd ‘aan’ heeft, gaat e-mail als bron van taken altijd maar door. Het is daarmee één van de kanalen waarop ‘dingen-tussendoor’ binnenkomen.  Wie dus al een dagplanning weet te maken, ziet die binnen de kortste keren overhoop getrokken door de eerste de beste e-mail.

Sommigen laten van hun e-mail een bijzonder verplichtend karakter uitgaan. Outlook wordt daarmee een dwingeland die allerlei kleine taakjes naar binnen drukt, die toch vooral snel afgewikkeld moeten worden. De werkplek wordt als een snelbuffet, waarbij de frietbakker voor elke nieuwe bestelling die van de vorige klant aan de kant schuift.

Remedie

Zet de instelling ‘automatische mail ophalen’ in Outlook of wat je daarvoor in de plaats gebruikt dus uit. In plaats daarvan haal je op vaste tijdstippen je e-mail binnen.

Daar wen je zelf (en jouw relaties) snel genoeg aan. Stel dat je ’s morgens vroeg, tussen de middag en aan het eind van de dag je e-mail leest: dan krijgen je relaties altijd binnen vier uur een antwoord.  Zou moeten kunnen, toch?

Algemene tips

  • Zet ‘automatisch e-mail ophalen’ uit. Vergeet niet dat ‘e-mail verzenden’ nu ook handmatig moet gebeuren (in Outlook F9).
  • Communiceer dit aan je relaties; je zou onderaan je e-mails (in je handtekening) een berichtje daarover kunnen opnemen. Bijvoorbeeld: ‘ik lees mijn e-mail elke werkdag om 8:00, 12:00 en om 16:00 uur.’
  • Richt je dagplan erop in dat je op deze tijdstippen je e-mail leest: maak een globale dagplanningen verfijn die na het lezen van je berichten. Is er een calamiteitenbericht? Pas dan de planning aan.
  • ‘E-mail lezen’ is niet hetzelfde als ‘alle taken afwerken die eruit voortvloeien’; de taken die voortvloeien uit de e-mail, behandel je net als alle andere. Ze gaan netjes door de molen van prioriteren en plannen.
  • Maak onderscheid in welke e-mail accounts je op je tablet overneemt. Lang niet alle zakelijke berichten hoef je ook onderweg te lezen. Je kunt een standaardbericht maken waarmee je vanaf je tablet reageert: ‘ik heb je e-mail ontvangen, ik onderneem op de eerstvolgende werkdag actie’.

E-mail is een nog dwingender tijdrover dan de telefoon. Van die laatste weet inmiddels iedereen dat we kunnen doorschakelen of dat hij “uit” kan. Nu ben jij ervan op de hoogte dat dat met e-mail ook mogelijk is… Doen!

Laat me je helpen

Ook moeite om je concentratie vast te houden? Om aan het eind van de dag gedaan te hebben wat je wilde doen? Hoe zou het zijn als je in staat was om zèlf je prioriteiten te bepalen, jouw planning te halen... Laat me je helpen: bel me! Ook op afstand kunnen we samen werken aan jouw productiviteit. Doen!

Lees ook