Weg met tijdrovers (3): collega's en huisgenoten

Onder de lezers van een toonaangevend managementtijdschrift inventariseerde ik de meest belangrijke Tijdrovers. Op nr. 3 staat “vragen van collega’s”; in de huidige realiteit kunnen dat ook je huisgenoten of huisdieren zijn. In elk geval het anderen die jouw processen behoorlijk kunnen verstoren. Maar wat doe je eraan?

Op kantoor kunnen collega’s met vragen - behalve binnenlopen - ook nog te pas en te onpas gebruik maken van alle verschillende communicatiekanalen. Verder  kun je ze ook nog treffen bij de koffieautomaat, na een vergadering of onderweg op de gang.
Dat is voor de meesten van ons op dit moment dus even niet het geval. Je zou thuis maar zo lekker kunnen doorwerken: geluk bij een ongeluk. Maar nu zijn je collega's er virtueel en je huisgenoten houden ook niet vanzelf rekening met je; ze willen allemaal iets van je. Het gaat hier in principe om ongeplande overlegmomenten: die verstoren jouw ritme en planning.

Waarom is het een tijdrover

Alle ongeplande communicatie haalt je planning onderuit. ‘Heb je even’ luidt niet zelden een praatje in, waar ook nog eens werk of een klusje uit voortvloeit. Wie dit al eens ondervonden heeft, heeft de neiging om zichzelf onzichtbaar te maken. Door oortjes in te doen, zich te verstoppen, niet te lunchen…

Maar door weg te kruipen maak je de zaak alleen maar erger. De vraag om communicatie wordt dan steeds ongestructureerder en verstoort daardoor steeds vaker je ritme. Gisteren kreeg ik van de school van mijn dochter een oekaze met tips voor thuisonderwijs: bijna alle maatregelen gaan over orde, rust en regelmaat - voor de leerling. Maar het gaat zeker helpen om de ouders zelf in dat stramien te houden, die raken anders binnen de kortste keren slaande gek.

Remedie

Je kunt alleen zelf zorgen voor duidelijke en gestructureerde communicatie. Zorg dat je van je interne en externe "relaties" precies weet waar ze raakvlakken met jou hebben en wat je van ze kunt verwachten. Wie zitten er in mijn netwerk en waarover moeten we communiceren?

Algemene tips

  • Breng in kaart wie in je "netwerk" zitten en over welke vraagstukken en projecten je afstemming moet hebben.
  • Breng in kaart aan welke structurele overleggen je moet deelnemen om deze afstemming af te dekken. Overweeg serieus om aan andere overleggen niet meer deel te nemen.
  • Zie welke afstemming nog moet worden bereikt die niet in overleggen gevangen is.
  • Breng in kaart wie je buiten deze structuren regelmatig aan je vestje trekken. Neem zelf initiatief: ga dagelijks of wekelijks je klantjes proactief digitaal langs. Je ontneemt ze daarmee hun "loopje" naar jou toe. Doordat je mensen digitaal ontmoet, kun je - bij wijze van spreken - ook makkelijker weglopen wanneer je dat uitkomt.
  • Verwijs hardnekkige onderbrekers naar een spreekuur: ‘niet nu, maar om half vier ben ik je man’.

‘Aanwaaiers’ en ‘binnenlopers’ verstoren je ritme en halen je uit je concentratie. Dat is fnuikend voor jouw productiviteit. Maak informatie voor ieder die dat nodig heeft, toegankelijk. Zorg dat anderen niet van jou afhankelijk zijn.

Laat me je helpen

Ook moeite om je concentratie vast te houden? Om aan het eind van de dag gedaan te hebben wat je wilde doen? Hoe zou het zijn als je in staat was om zèlf je prioriteiten te bepalen, jouw planning te halen... Laat me je helpen: bel me! Ook op afstand kunnen we samen werken aan jouw productiviteit. Doen!

Lees ook