Weg met Tijdrovers (5): telefoon

Goed omgaan met je tijd is voor ons allemaal belangrijk. Wie grip heeft op zijn planning, heeft ook meer grip op zichzelf. En dat betekent dat je productiever bent, minder stress ervaart en meer plezier uit je werk haalt. Maar hoe krijg je je planning onder controle?

Dat kan een hele kluif zijn. Want tot op dat moment zijn het de Tijdrovers die, ongepland, je werktijd in beslag nemen. Ze gooien je planning overhoop: wanneer je je voorgenomen had de dag zinvol te besteden, kom je aan het eind van die dag tot de conclusie dat je vooral Druk, druk, druk… bent geweest, maar niets hebt ‘gedaan’.
Tijdrovers horen zelden tot je eigen taken. Het zijn ‘dingetjes’ voor een ander, werk dat helemaal niet bijdraagt tot je eigen resultaat. Je hebt er te gemakkelijk "ja" tegen gezegd. Dat laatste is ook het goede nieuws: de meeste Tijdrovers haal je jezelf op de hals. In dat opzicht is er dan ook eenvoudig wat aan te doen.
 
Ik inventariseerde onder de lezers van managersonline.nl de meest belangrijke Tijdrovers.  De score ziet er als volgt uit:

  1. Dingen die tussendoor komen
  2. e-mail
  3. Vragen van collega’s
  4. Mijn eigen uitstelgedrag
  5. Telefoon / mobiele telefoon

In de afgelopen vier artikelen gaf ik je al veel van de oplossingen. Vandaag nr. 5, de mobiele of vaste telefoon.

Definitie

Telefoons en mobiele telefoons zijn tijdrovers wanneer je ze niet door- of uitschakelt op momenten waarop je ongestoord zou willen werken. Ook de ‘afspraak’ dat je een telefoon oppakt van een collega die er niet is, moet worden beschouwd als een tijdrover. De telefoon is een ‘ding-tussendoor’, met meer impact dan een onaangekondigde binnenloper.

Waarom is het een tijdrover

Veel mensen realiseren zich niet dat een telefoon een soort loket is; als je dat niet kanaliseert, heb je de hele dag loketdienst. Want als er iemand belt, wil diegene iets van jou. In het simpelste geval kun je volstaan met een ‘ja’ of ‘nee’ antwoord en leg je weer op. Soms moet er een afspraak gemaakt worden, in andere gevallen zit er een langer verhaal aan vast. Ook kan er werk voortkomen uit het telefoontje: en wel nú en direct. Telefoontjes onderbreken je ritme, je concentratie en halen jouw planning overhoop. Ik hoor je denken: ‘Dat hoort bij mijn werk’. Ja, als je telefoniste bent. Ieder ander heeft het recht zijn telefoonverkeer te kanaliseren.

Remedie

Laat je telefoon niet zondermeer aan staan. Er zijn tegenwoordig tal van technische oplossingen om ook het conventionele telefoonverkeer in banen te leiden. Aan de voicemail van een mobiele telefoon is iedereen gewend en ook de antwoordservice is bekend. Het wordt niet als klantvriendelijk ervaren, maar dat heeft alles te maken met het vrijblijvende karakter van de ingesproken boodschap. Als die luidt: ‘spreek uw naam en telefoonnummer in, dan bel ik u ná half vier terug’ wed ik dat de beller daar veel minder moeite mee heeft. Dan moet je wél elke dag je voicemail aanpassen, misschien zelfs meerdere keren per dag. Moeilijk? Welnee; je belt 1200 en het is zo gepiept.
Op kantoor zul je afspraken moeten maken met de telefoniste. Ook zijn er technische oplossingen, zoals XOIP dat voicemail omzet naar een e-mail bericht.

Algemene tips

  • Zet je mobiele telefoon op de voicemail-stand als je een concentratie-uurtje wilt. Spreek een bericht in en meld wanneer je weer bereikbaar bent. Hou je daaraan!
  • Vraag op kantoor aan de telefoniste om je telefoontjes achter te houden en bellers op de hoogte te brengen van wanneer je weer bereikbaar bent. Laat notities maken, bij voorkeur in Outlook.
  • Wanneer er (tijdelijk) geen telefoniste is, schakel het centrale nummer dan - bij toerbeurt - door naar jullie mobiele telefoons. Je hebt dan allemaal een keer piket en de rest heeft dan zijn concentratie-tijd.
  • Laat het telefoonverkeer centraal binnenkomen vóór het doorgeschakeld wordt (zie hierboven); verwijs voor vragen naar de website.
  • Bezie of je jullie website kunt optimaliseren met een FAQ-tab. Voed die met vragen en antwoorden die er langs glippen.
  • Ook een chat-functie op de website voorkomt veel van de verstoring. Bemensing van de chat-service ook op basis van piket (zie hierboven).

Laat me je helpen

Ook moeite om je concentratie vast te houden? Om aan het eind van de dag gedaan te hebben wat je wilde doen? Hoe zou het zijn als je in staat was om zèlf je prioriteiten te bepalen, jouw planning te halen... Laat me je helpen: bel me! Ook op afstand kunnen we samen werken aan jouw productiviteit. Doen!

Lees ook