Lekker productief zijn!

Er wordt volop thuis gewerkt: de omstandigheden dwongen ons daartoe. Sommigen van ons waren daar al wat langer aan gewend, maar het is nu in één klap gemeengoed. En daarmee lopen ook veel meer mensen tegen de problemen aan die de early adopters al tegenkwamen: thuiswerken is niet altijd een zegen. Lees verder en zie hoe je er slim mee omgaat!

Je thuis is geen kantoor

Veel meer dan in een kantoorsituatie wurmt je huishouden zich je werk binnen. Was thuiswerken mogelijk bij de gratie van opvang en reguliere schooltijden, dan heeft de sociale isolatie daar flink roet in het eten gestrooid. Je moet wel heel laconiek zijn om zondermeer met een glimlach je werk- en zorgtaken in elkaar te kunnen plooien. Wie daar niet zo gemakkelijk in zit, krijgt een steeds korter lontje.

Eén ding tegelijk

Je hebt dus om te beginnen een flinke dosis flexibiliteit nodig om je aandacht tussen te kunnen verdelen tussen wat er vanuit je werk èn thuis van je verlangd wordt, maar daarover straks meer. Het vraagt vooral een strakke planning. Je kunt immers geen twee dingen tegelijk doen: dat gaat ten koste van de concentratie voor òf het één, òf het ander. Wie van tevoren een planning maakt, weet wat er op de radar is. En wie een planning heeft, hoeft zich tussendoor niet steeds af te vragen ‘wat ga ik nu doen, moest ik niet iets anders doen?’. Zelf propageer ik om per dag zo’n 15 minuten aan planning te besteden. Dat levert per dag een dik uur tijdwinst op, omdat je alleen maar op je planning hoeft te kijken.

Globale planning

Even nuchter: in je thuiskantoor kun je niet de hele dag aan het werk zijn. Voor veel van ons zijn er verstoorders, die niet 'uit' kunnen. Kanaliseren kan wel: doe je werk in korte sprintjes, dan is het voor iedereen te overzien. In je globale dagplanning spreek je zowel met je huisgenoten thuis als met collega's op het werk af wanneer je voor hen beschikbaar bent.
Wie een gezin heeft, zou dus in de vroege ochtend tijd kunnen besteden aan het in de kleren krijgen van iedereen en het starten van de dag. Wie heeft wanneer schoolse momenten en kan dan dus even zelf werken?
Met collega's spreek je eventueel korte overlegmomenten af. Daar tussendoor heb je - heel schaars!!! - tijd om zelf te besteden.

Tijd voor jouw taken: opknippen

Het is dus realistisch om te veronderstellen dat je heel, heel weinig tijd over hebt om zelf in te vullen. Mag ik je uit de droom helpen? Ik denk dat je al heel blij mag zijn als je op een dag één, hooguit twee blokken van anderhalf uur kunt scoren. En die tijd zul je als een tijger moeten bewaken. Dat kan alleen als je actief een planning maakt.
Een heel praktische manier om een planning te maken en lekker te kunnen doorpakken, is je dag in stukjes knippen. Je spreekt dan met jezelf af dat je niet langer dan bijvoorbeeld een uur aan een bepaalde taak werkt. En dat je genoegen neemt met wat er na een uur gerealiseerd is: ‘genoeg is genoeg’. 

Kookwekkertje

Die discipline is makkelijker op te brengen als je een kookwekkertje gebruikt. Dat heeft als voordeel dat je je volkomen mag verliezen in je concentratie: het wekkertje houdt de tijd bij. 
De techniek daar omheen is verder uitgebouwd door Francesco Cirillo. Hij had een kookwekkertje in de vorm van een tomaat, een pomodoro in het Italiaans. Zo kwam hij tot zijn Pomodoro Technique. 
Concentratie ofwel het denken in onze hersenen, ontdekte hij, is een proces van chemische interactie tussen verschillende hersendelen. Het is dus echt beter dat proces zijn tijd even te gunnen.

Pomodoro Technique

Cirrillo ontdekte dat je optimaal geconcentreerd kunt werken, als je boogjes van 25 minuten maakt. Tussentijds neem je dan 5 minuten rust. Na driemaal 25 minuten (3 wekkertjes) neem je zelfs 25 minuten rust.
Het werkt: bedenken wat er gebeuren moet en dat opdelen in kleine stukjes tijd. Voor mijzelf lukt het zo zelfs beter om driemaal 25 minuten aan een trainingsvoorstel te werken, dan bijvoorbeeld twee uur achter elkaar.

Cirillo had tijdens zijn studie behoefte aan een simpele maar doeltreffende manier om zijn discipline te ondersteunen. Hij ontdekte hoe sterk een eenvoudige keukenwekker hem daarbij van nut kon zijn.
Pas veel later vond hij daarvoor verklaringen. Die hadden enerzijds betrekking op onze menselijke natuur van dralen en uitstellen, anderzijds op onze aanleg om reflexen te volgen.

Conditionering van ons gedrag

Het is simpel. Met het opdraaien van de keukenwekker maak je een impliciete keuze om aan de slag te gaan. Die volg je bijna automatisch omdat het een reflex aanspreekt. Datzelfde geldt voor het aflopen van de wekker: het is een stopsignaal dat bijna niet te negeren is.

Doel

Het doel van de techniek zoals de bedenker voorstaat:

• het verbetert je focus en concentratie doordat het aantal verstoringen minder wordt
• je bent bewuster met je keuzes bezig
• het versterkt je motivatie en houdt die op één niveau
• het vergroot je drive om je doelen te halen
• het helpt je je werk beter in te schatten, zowel kwalitatief als kwantitatief
• het verbetert je werk

Hoe ga je te werk

Maak een lijst met alle taken die je wilt doen en noteer telkens hoeveel tijdseenheden van 25 minuten (wekkertjes) hier voor nodig zijn.
Als een taak die je in gedachten hebt minder dan 25 minuten duurt, combineer deze dan met andere, soortgelijke taken.
Een taak die langer dan anderhalf uur duurt, splits je op in kleinere taken.

Werk 1 wekkertje

Kies één taak van je lijst en stel je keukenwekker in op 25 minuten. Start de timer en werk dan door totdat de wekker afloopt.

• Een wekkertje is ondeelbaar: halve en kwart-wekkertjes bestaan niet.
• Ben je eenmaal gestart met een wekkertje, dan moet je deze ook afmaken.
• Als je onderbroken wordt, dan telt dit wekkertje niet meer en zal je deze opnieuw moeten beginnen; wekkertjes kun je niet pauzeren.

Er zijn twee soorten onderbrekingen. Enerzijds interne die je zelf genereert (bijvoorbeeld om je e-mail te checken) en anderzijds externe, die uit je omgeving komen (bijvoorbeeld een binnenloper).

Pauze

Na elk wekkertje neem je 5 minuten verplichte pauze om te ontspannen. Als je 3 wekkertjes achter elkaar hebt gedaan, dan heb je recht op één wekkertje pauze.

Bijsturen

Noteer na elke taak op je lijstje hoeveel wekkertjes je er in werkelijkheid aan gewerkt heb. Op deze manier kun je goed vergelijken of je inschatting overeen kwam met de tijd die je er aan hebt moeten besteden. Zo ga je vanzelf een beter besef van tijd krijgen en kun je je tijd veel beter inschatten. Je zult er van opkijken hoe veel meer tijd sommige taken in beslag nemen dat je oorspronkelijk had gedacht. Word makkelijker: genoeg is genoeg. Niet alles hoeft met een 10.

In de praktijk

Om je dag werkbaar te maken plan je dus één, hooguit twee grote taken van drie wekkertjes. Tussendoor kun je een karrevracht klussen(pakketjes) van één wekker kwijt. Dat wekkertje heeft een aantal functies; voor jouzelf, omdat je direct diep je concentratie in kunt en niet hoeft te denken aan de tijd. Voor je omgeving, omdat ze zien dat de wekker loopt en hoe lang ze nog hebben te wachten voor zij aanspraak op je kunnen maken.

Vragen

Proberen maar: blijf gezond en succes! Als je vragen hebt, voel je dan vooral uitgenodigd om - vrijblijvend - te bellen: 0575 77 56 29. Doen!

Lees ook

• De werkelijke reden waarom Timemanagement niet werkt
• Tijdrovers: dingen-tussendoor
• Waarom multitasking niet werkt